Trzeba pamiętać, że kiedy mowa o „aukcji” oraz „przetargu”, w praktyce może chodzić o najróżniejsze sposoby zawierania umów, dla których wspólnym elementem jest udział wielu oferentów konkurujących między sobą o zawarcie umowy:
1) Aukcja (w rozumieniu kodeksu cywilnego)
Przeprowadzana jest ustnie przy równoczesnej obecności wszystkich uczestników (możliwe jest też zastosowanie środków bezpośredniego komunikowania się na odległość). Najczęściej dotyczy zakupu towaru lub usług i umów o relatywnie prostym charakterze.
Uczestnicy składają oferty zawarcia umowy w drodze kolejnych postąpień. Postąpienia mogą mogą mieć dowolną formę – mogą być ustne, ale też być wyrażone np. przez podniesienie ręki. Oferty składane przez uczestników są jawne dla innych uczestników aukcji.
Co do zasady oferta złożona w toku aukcji przestaje wiązać w chwili, gdy inny uczestnik aukcji złożył ofertę korzystniejszą. W przypadku aukcji elementem decydującym o rozstrzygnięciu jest najczęściej cena.
Co ważne – w toku aukcji, uczestnicy mogą modyfikować swoje oferty, w ramach kolejnych postąpień (najczęściej pod wpływem ofert złożonych przez innych uczestników).
Umowa zostaje zawarta z chwilą dokonania przybicia – które najczęściej następuje po przedstawieniu najkorzystniejszej oferty.
2) Przetarg (w rozumieniu kodeksu cywilnego)
Przeprowadzany jest najczęściej pisemnie. Organizator ogłasza przetarg, określając jego warunki, a uczestnicy składają oferty, zawierające postanowienia umowy, która ma zostać zawarta.
Przetargi najczęściej dotyczą umów złożonych i skomplikowanych, gdyż – w przeciwieństwie do aukcji – pozwala na kompleksową ocenę składanych ofert.
Oferty mogą być składane w dowolnej formie – najczęściej jest to forma pisemna, ale warunki przetargu mogą dopuszczać składanie ofert w innej formie (np. elektronicznej).
Po upływie terminu wskazanego w ogłoszeniu, organizator otwiera i ocenia oferty. W przeciwieństwie do aukcji, która najczęściej opiera się na jednym kryterium, w przypadku przetargu możliwa jest całościowa ocena przedstawionych ofert. Ocena może zostać dokona w sposób sformalizowany na podstawie kilku konkretnych, mierzalnych kryteriów – wówczas informacja o nich zostaje najczęściej podana w ogłoszeniu o przetargu. W takiej sytuacji o wyniku przetargu mogą decydować rozmaite kryteria, brane pod uwagę łącznie: cena, termin wykonania usługi, okres gwarancji, dodatkowe zobowiązania. Z drugiej strony – warunki przetargu organizowanego przed prywatnego inwestora nie muszą przewidywać tak szczegółowych kryteriów, a kontrahent może zostać wybrany na podstawie całościowej oceny przedstawionych ofert.
Przetarg może też zostać zamknięty bez wyboru którejkolwiek z ofert.
W przypadku przetargu treść ofert uczestników pozostaje nieznana dla innych uczestników do chwili ich otwarcia. Sam organizator może zapoznawać się z ofertami w miarę ich składania – choć może też zastrzec w warunkach przetargu, że otwarcie ofert nastąpi dopiero po zamknięciu przetargu.
Uczestnicy nie mają też najczęściej możliwości modyfikowania złożonych przez siebie ofert, a są nimi związani do momentu wybrania przez organizatora jednej z ofert lub zamknięcia przetargu bez wyboru którejkolwiek oferty. Uczestnicy mogą natomiast cofnąć złożone oferty (jeśli nic innego nie wynika z warunków przetargu), a po cofnięciu – złożyć nową ofertę, o ile nie minął jeszcze termin do ich składania.
Organizator przetargu jest zobowiązany do powiadomienia w formie pisemnej uczestników o wynikach przetargu. Zawiadomienie powinno zostać przekazane każdemu uczestnikowi przetargu.
3) Inne rodzaje przetargów
Oprócz przetargu „zwykłego”, który może zostać zorganizowany przez dowolną osobę, przepisy innych ustaw przewidują szczególne formy przetargów. Takie przetargi mogą być organizowane jedynie na zasadach określonych w tych przepisach. Najbardziej powszechnym przykładem są przetargi przewidziane przez prawo zamówień publicznych, ale przetargi są przewidziane w przepisach dotyczących gospodarki nieruchomościami, prawa geologicznego i górniczego, etc.
Takie przetargi często różnią się dość znacznie od przetargów organizowanych przez podmioty prywatne. Przede wszystkim przepisy dotyczące przetargów publicznych zawierają dodatkowe ograniczenia, które mają przeciwdziałać korupcji i zapewnić pełną przejrzystość procedur.
